Como escolher o melhor CRM para empresas de eventos em 2025

Você já pensou em como um CRM eventos pode transformar a gestão dos seus eventos? Neste artigo, vamos explorar como escolher a ferramenta ideal para otimizar sua comunicação e garantir experiências memoráveis.

Otimizando Eventos: A Escolha do CRM Ideal para 2025

Organizar eventos vai muito além de reservar um local ou escolher o buffet. É uma verdadeira orquestra de detalhes, onde cada peça precisa se encaixar perfeitamente para criar experiências memoráveis e duradouras. E é aqui que um bom CRM eventos entra em cena, tornando-se um aliado indispensável para qualquer empresa do setor.

Os Desafios Únicos do Planejamento de Eventos

Quem trabalha com eventos sabe: a complexidade é enorme. É preciso lidar com clientes, fornecedores, participantes e patrocinadores, tudo ao mesmo tempo. Prazos apertados, formatos variados (virtuais, híbridos, presenciais) e a necessidade de personalizar a comunicação em larga escala são apenas alguns dos obstáculos diários.

CRMs genéricos, muitas vezes, não dão conta do recado. Eles podem falhar em gerenciar a jornada do participante em múltiplos canais, fluxos de inscrição complexos, rastreamento de patrocinadores e fornecedores, ou o acompanhamento pós-evento que transforma um participante ocasional em um defensor fiel da sua marca. É por isso que um CRM feito sob medida — ou configurado especificamente — para o setor de eventos é tão crucial.

Por Que um CRM Especializado é Essencial?

Um CRM bem escolhido se torna a espinha dorsal da sua operação. Ele permite centralizar dados de participantes, clientes e fornecedores, automatizar sequências de e-mails para convites, lembretes e follow-ups pós-evento. Além disso, possibilita segmentar contatos por tipo de evento ou função (fornecedor, patrocinador, participante), integrar sistemas de registro e venda de ingressos, e acompanhar o engajamento e o ROI ao longo de todo o ciclo de vida do seu evento.

Comparativo dos Melhores CRMs para Eventos em 2025

Para te ajudar a navegar por esse universo, preparei um comparativo das principais ferramentas de e-mail marketing e CRM que se destacam para empresas de planejamento de eventos em 2025. Vamos mergulhar nos detalhes de cada uma:

1. HubSpot (Marketing Hub)

Melhor para: Automação de marketing completa para eventos com integração robusta de CRM.
Recursos Chave: Formulários de registro, fluxos de e-mail automatizados, segmentação inteligente, rastreamento de RSVP, pesquisas pós-evento, Breeze AI para otimização de linhas de assunto, construtor de landing pages e integração com mídias sociais.
Preços: Gratuito ($0/mês/usuário), Starter ($9/mês/usuário), Professional ($800/mês/usuário), Enterprise ($3.600/mês/usuário).
Teste Grátis: Sim, 14 dias.

2. Mailchimp

Melhor para: Pequenas e médias empresas de eventos que buscam facilidade de uso.
Recursos Chave: Construtor de e-mails arrasta e solta, modelos de anúncios de eventos, segmentação de público, automação básica, anúncios em mídias sociais e integração de calendário.
Preços: Gratuito ($0/mês), Essentials ($13/mês), Standard ($20/mês), Premium ($350/mês).
Teste Grátis: Sim, 14 dias.

3. Constant Contact

Melhor para: Planejadores de eventos que precisam de ferramentas integradas de gerenciamento de eventos.
Recursos Chave: Suíte de marketing de eventos, venda de ingressos online, gerenciamento de registros, lembretes automatizados, rastreamento de presença e páginas de eventos personalizadas.
Preços: Lite ($12/mês), Standard ($35/mês), Premium ($80/mês).
Teste Grátis: Sim, 30 dias.

4. Eventbrite

Melhor para: Empresas focadas em venda de ingressos com campanhas de e-mail promocionais integradas.
Recursos Chave: Plataforma de venda de ingressos nativa, e-mails de confirmação automatizados, gerenciamento de lista de espera, mensagens para participantes, ferramentas de check-in e campanhas de e-mail promocionais.
Preços: Gratuito ($0/mês/usuário), outros planos com preços personalizados.
Teste Grátis: Não, mas oferece versão gratuita.

5. ActiveCampaign

Melhor para: Planejadores de eventos B2B que exigem automação avançada.
Recursos Chave: Envio preditivo, rastreamento de atribuição de eventos, automação multi-etapas, CRM com rastreamento de negócios, marketing por SMS e conteúdo dinâmico.
Preços: Starter ($15/mês), Plus ($49/mês), Pro ($79/mês), Enterprise ($145/mês).
Teste Grátis: Sim, 14 dias.

6. Brevo

Melhor para: Planejadores com orçamento limitado que precisam de e-mails transacionais.
Recursos Chave: Contatos ilimitados em todos os planos, API de e-mail transacional, campanhas por SMS, modelos de convite para eventos, campanhas de WhatsApp e formulários de inscrição.
Preços: Starter ($8,08/mês), Standard ($16,17/mês), Professional ($449,08), Enterprise (preço personalizado).
Teste Grátis: Não, apenas demonstração.

7. GetResponse

Melhor para: Organizadores de webinars e eventos virtuais.
Recursos Chave: Hospedagem de webinar integrada (até 500 participantes), landing pages, funis de conversão, lembretes automatizados de webinar, formulários de registro e automação de e-mail.
Preços: Starter ($19/mês), Marketer ($59/mês), Creator ($69/mês), Enterprise (preço personalizado).
Teste Grátis: Sim, 14 dias.

8. Kit

Melhor para: Eventos e workshops liderados por criadores de conteúdo.
Recursos Chave: Construtor de automação visual, marcação de assinantes, upgrades de conteúdo, formulários de registro para workshops, rede de criadores e foco na entregabilidade.
Preços: Newsletter ($0/mês), Creator ($39/mês), Creator Pro ($79/mês) — baseados em 1.000 assinantes.
Teste Grátis: Sim, 14 dias.

9. Moosend

Melhor para: Pequenas empresas de eventos que buscam acessibilidade.
Recursos Chave: Contadores regressivos para eventos, formulários de rastreamento de RSVP, envio baseado em clima, segmentação avançada, landing pages e modelos de automação.
Preços: Pro ($16/mês), Moosend+ (preço personalizado), Enterprise (preço personalizado) — baseados em 1.000 assinantes.
Teste Grátis: Sim, 30 dias.

10. Klaviyo

Melhor para: Planejadores de eventos em e-commerce ou varejo.
Recursos Chave: Atribuição de receita, análise preditiva, recursos de CDP, coordenação de SMS e e-mail, recuperação de carrinho abandonado para ingressos de eventos e segmentação dinâmica.
Preços: Gratuito ($0/mês), E-mail + mensagens móveis ($60/mês), E-mail ($45/mês) — baseados em 1.000 assinantes e 250 mensagens/mês.
Teste Grátis: Não, apenas demonstração.

Benefícios do Software de E-mail Marketing para Empresas de Eventos

Um software de e-mail marketing, especialmente um integrado a um CRM, oferece vantagens transformadoras para o setor de eventos:

Automatize Fluxos de Trabalho Demorados

Imagine não precisar mais enviar e-mails de confirmação, lembretes e pesquisas pós-evento manualmente. Um bom software de e-mail marketing elimina essa carga administrativa, liberando sua equipe para focar em tarefas mais estratégicas, como conseguir novos patrocinadores ou aprimorar a experiência dos participantes. Ferramentas como o construtor de automação de fluxo de trabalho da HubSpot permitem criar campanhas multi-etapas que disparam e-mails personalizados em segundos após a inscrição, enviam instruções de estacionamento 24 horas antes do evento e coletam feedback após o término. Isso significa menos trabalho manual e mais garantia de que nenhum participante será esquecido.

Maximize a Taxa de Comparecimento com Dados

O desafio dos “no-shows” é real e custa caro. Plataformas modernas de e-mail marketing fornecem análises detalhadas sobre taxas de abertura, cliques e horários de engajamento. A Breeze AI da HubSpot, por exemplo, otimiza automaticamente as linhas de assunto e os horários de envio com base em dados históricos, aumentando as chances de comparecimento. Ferramentas de teste A/B permitem experimentar diferentes frequências de lembretes e mensagens, mostrando o que realmente funciona para seu público.

Centralize Dados de Participantes em Múltiplos Eventos

Empresas que gerenciam vários eventos simultaneamente frequentemente sofrem com informações dispersas em planilhas e plataformas. Um CRM de e-mail marketing cria uma fonte única de verdade, rastreando cada interação do participante, desde o interesse inicial até o engajamento pós-evento. O banco de dados unificado de contatos da HubSpot, por exemplo, sincroniza automaticamente com plataformas populares como Eventbrite e Zoom Events, mantendo um histórico completo de quais eventos cada contato participou, seus tipos de ingresso e níveis de engajamento. Isso permite identificar instantaneamente um participante VIP e oferecer um tratamento premium sem pesquisa manual.

Personalize em Escala sem Aumentar a Equipe

À medida que sua base de participantes cresce, a necessidade de comunicação personalizada também aumenta, mas os recursos da equipe nem sempre acompanham. O software de e-mail marketing permite personalização em massa, mantendo o toque exclusivo que os participantes esperam. O conteúdo inteligente da HubSpot ajusta dinamicamente seções de e-mail com base nos atributos do participante, mostrando destaques da agenda diferentes para palestrantes e patrocinadores, ou personalizando opções de refeição. Com tokens de personalização e a Breeze AI, um único membro da equipe pode criar e-mails que se dirigem a cada destinatário pelo nome, referenciam sua empresa e recomendam sessões relevantes.

Meça o ROI e Justifique Investimentos

Provar o valor dos esforços de marketing é um desafio comum. Plataformas abrangentes de e-mail marketing oferecem relatórios de atribuição que conectam campanhas específicas a receitas, aquisições de patrocinadores e valor de longo prazo do participante. O painel de relatórios de atribuição da HubSpot rastreia a jornada completa, desde a primeira abertura de e-mail até a compra do ingresso, mostrando quais campanhas geram os registros de maior valor. Isso permite que as equipes de eventos demonstrem um ROI claro de suas campanhas de e-mail, justificando o investimento contínuo em marketing.

5 Recursos Essenciais em um Software de E-mail Marketing para Eventos

Ao escolher seu CRM para eventos, fique de olho nestes recursos que fazem toda a diferença:

Formulários de Registro com Mapeamento Inteligente de Campos: A capacidade de criar formulários de registro personalizáveis que preenchem automaticamente seu CRM é vital. O construtor de formulários arrasta e solta da HubSpot, por exemplo, permite criar páginas de registro com lógica condicional, integrando-se diretamente ao CRM para criar ou atualizar registros de contato e disparar fluxos de trabalho de nutrição.
Automação de Campanhas Multicanal com Visualização de Linha do Tempo: A promoção de eventos exige uma comunicação coordenada por e-mail, SMS e mídias sociais. O editor visual de fluxo de trabalho da HubSpot permite mapear campanhas promocionais completas em uma linha do tempo, com gatilhos automáticos para anúncios de “early-bird”, lembretes de prazo e logística do dia do evento. A coordenação entre canais garante que as mensagens sejam consistentes e não redundantes.
Acesso Móvel ao CRM para Gerenciamento no Local: Planejadores de eventos precisam de acesso em tempo real às informações dos participantes. O aplicativo móvel da HubSpot oferece funcionalidade completa de CRM, permitindo verificar listas de participantes, atualizar registros e enviar e-mails direcionados diretamente do local do evento. Durante o registro, a equipe pode usar o aplicativo para fazer o check-in, adicionar notas e disparar e-mails de boas-vindas.
Ecossistema de Integração Nativa com Plataformas Específicas para Eventos: O planejamento moderno de eventos exige um fluxo de dados contínuo entre plataformas de venda de ingressos, software de eventos virtuais, processadores de pagamento e ferramentas de marketing. O App Marketplace da HubSpot oferece integrações pré-construídas com Eventbrite, Zoom Events, Calendly e Stripe, eliminando a necessidade de exportações manuais ou desenvolvimento de API.
Análise Avançada com Relatórios de Atribuição: Entender quais esforços de marketing geram vendas de ingressos e conversões de patrocinadores é crucial. As ferramentas de relatório de atribuição da HubSpot rastreiam a jornada completa, desde o primeiro ponto de contato até a compra do ingresso, mostrando quais campanhas impulsionam os registros de maior valor. Isso permite criar painéis personalizados que mostram o ritmo de registro, a distribuição geográfica dos participantes e a receita por tipo de ingresso.

Como Escolher a Ferramenta de E-mail Marketing para Sua Empresa de Eventos (Passo a Passo)

Passo 1: Mapeie Seus Fluxos de Trabalho de Marketing de Eventos

Antes de avaliar qualquer plataforma, documente todo o ciclo de vida do seu evento, desde a promoção inicial até o acompanhamento pós-evento. Liste cada ponto de contato na jornada do participante: campanhas de conscientização, promoções de “early-bird”, confirmações de registro, sequências de lembretes, logística do dia do evento e pesquisas de feedback. Identifique quais comunicações são manuais e quais são automatizadas, e onde estão os gargalos. Considere a complexidade dos seus eventos — são workshops de um dia ou conferências multi-trilha com níveis VIP? Mapeie como os dados fluem entre sua plataforma de registro, processador de pagamento e ferramentas de comunicação. Essa visualização ajudará a definir se você precisa de um e-mail básico ou de automação sofisticada com lógica de ramificação.

Passo 2: Identifique Recursos Essenciais para o Sucesso do Evento

Crie uma lista priorizada de recursos indispensáveis e “bons de ter” com base nos seus fluxos de trabalho mapeados. Para planejadores de eventos, os recursos essenciais geralmente incluem construtores de formulários de registro com lógica condicional, sequências automatizadas de confirmação e lembretes, acesso móvel para gerenciamento no local e integração com plataformas de venda de ingressos como Eventbrite ou Cvent. Avalie a expertise técnica da sua equipe: você precisa de simplicidade de arrastar e soltar ou sua equipe está confortável com personalização em HTML? Considere se você precisa de recursos avançados como personalização dinâmica de conteúdo, relatórios de atribuição de ROI ou coordenação multicanal. Não se esqueça de necessidades operacionais como segmentação de listas para palestrantes versus patrocinadores, ferramentas de conformidade com GDPR e a capacidade de enviar atualizações urgentes rapidamente.

Passo 3: Compare a Facilidade de Uso e o Ajuste à Equipe

Solicite testes das plataformas que você mais gostou e peça para sua equipe testar as funções que usarão diariamente. Avalie a rapidez com que os membros da equipe podem criar e enviar um convite básico para um evento sem suporte técnico. Teste a curva de aprendizado para recursos avançados: seus coordenadores podem construir fluxos de trabalho automatizados de forma independente? Avalie a qualidade do suporte ao cliente, especialmente durante períodos críticos pré-evento. Verifique os recursos de treinamento do fornecedor, procurando por modelos específicos para eventos, guias de melhores práticas e integração dedicada para empresas de planejamento de eventos.

Passo 4: Verifique o Custo em Escala

Calcule o custo total de propriedade além das taxas de assinatura básicas, considerando seu crescimento esperado nos próximos 2 a 3 anos. A maioria das plataformas precifica por volume de contatos, então projete os custos se seu banco de dados crescer de 5.000 para 15.000 contatos. Inclua despesas ocultas, como taxas por exceder limites de envio de e-mail durante períodos de pico de registro, taxas por assentos de usuário adicionais e custos por recursos premium. Compare os modelos de precificação — algumas plataformas cobram por e-mail enviado, enquanto outras oferecem envio ilimitado dentro do seu limite de contatos. Considere as economias potenciais ao consolidar ferramentas; substituir serviços separados de e-mail, pesquisa e landing page por uma plataforma tudo-em-um pode justificar custos iniciais mais altos. Para mais de 10.000 contatos ou 50+ eventos anuais, solicite orçamentos personalizados, pois os preços empresariais geralmente incluem descontos negociáveis e recursos de suporte adicionais.

Passo 5: Escolha uma Plataforma Flexível — Como a HubSpot

Opte por uma plataforma que possa evoluir com seu negócio de eventos, desde workshops íntimos até conferências de grande escala, sem exigir uma migração completa do sistema. Procure soluções que ofereçam atualizações modulares, onde você pode começar com marketing por e-mail básico e adicionar automação avançada, recursos de CRM ou ferramentas de relatório conforme suas necessidades se desenvolvem. A HubSpot é um exemplo de escalabilidade: empresas de planejamento de eventos podem começar com ferramentas gratuitas de e-mail marketing e, progressivamente, adotar os níveis Starter, Professional ou Enterprise, mantendo fluxos de trabalho consistentes e dados históricos. O sucesso da Clearwing, que gerou 250+ leads e 4.200% de ROI usando o Marketing Hub para a AVL Expo, demonstra a capacidade da plataforma de lidar com campanhas complexas e multifacetadas, fornecendo dados de atribuição claros que justificam o investimento em marketing.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Qual é a melhor ferramenta de e-mail marketing para empresas de planejamento de eventos?

A melhor ferramenta depende das suas necessidades específicas. O Marketing Hub da HubSpot é frequentemente a escolha principal por combinar e-mail marketing robusto com CRM integrado, fluxos de trabalho específicos para eventos e análises abrangentes. Para pequenas empresas, as ferramentas gratuitas da HubSpot oferecem até 2.000 envios de e-mail por mês, enquanto empresas em crescimento podem escalar para planos pagos com recursos avançados como a Breeze AI e relatórios de atribuição multi-toque.

Quais recursos devo procurar em ferramentas de e-mail marketing para empresas de planejamento de eventos?

Recursos essenciais incluem construtores de fluxo de trabalho automatizados (para confirmações de registro e sequências de lembretes), formulários de registro personalizáveis com lógica condicional e acessibilidade móvel para gerenciamento no local. Além disso, procure plataformas que ofereçam segmentação para diferenciar entre participantes, palestrantes, patrocinadores e prospects; opções de integração com plataformas de venda de ingressos (como Eventbrite ou Cvent); personalização dinâmica de conteúdo; relatórios de atribuição para rastrear vendas de ingressos; e coordenação multicanal para combinar e-mail com atualizações por SMS. A plataforma também deve fornecer modelos responsivos otimizados para dispositivos móveis e análises em tempo real.

A HubSpot é boa para planejamento de eventos?

Sim, a HubSpot é excelente para empresas de planejamento de eventos devido à sua abordagem tudo-em-um. O Marketing Hub da HubSpot oferece modelos de fluxo de trabalho pré-construídos para sequências comuns de eventos, listas inteligentes que segmentam automaticamente os participantes com base no comportamento e atributos, e a capacidade de criar objetos personalizados para rastrear locais, palestrantes e patrocinadores. Empresas como a Clearwing alcançaram 4.200% de ROI usando o Marketing Hub da HubSpot para promoção de conferências, demonstrando a capacidade da plataforma de lidar com campanhas complexas e fornecer dados de atribuição claros.

Quanto custa um software de e-mail marketing para planejamento de eventos?

O custo varia de ferramentas gratuitas a mais de US$ 3.000 mensais para soluções empresariais. A HubSpot oferece um plano gratuito com e-mail marketing básico, com planos pagos a partir de US$ 9/mês por usuário para o Starter e escalando para US$ 800/mês para o Professional (inclui 3 usuários). Os custos geralmente aumentam com o tamanho da lista de contatos, o número de e-mails enviados, assentos de usuário adicionais e recursos avançados. Planejadores de eventos devem orçar para aumentos anuais de 20 a 30% à medida que seus bancos de dados de contatos crescem e considerar as economias potenciais ao consolidar várias ferramentas em uma única plataforma.

O software de e-mail marketing pode se integrar com minha plataforma de venda de ingressos existente?

A maioria das plataformas modernas de e-mail marketing oferece integrações nativas ou conexões API com sistemas populares de venda de ingressos, permitindo a sincronização automática de dados. O App Marketplace da HubSpot inclui integrações pré-construídas com Eventbrite, Zoom Events, Cvent e outras plataformas importantes, sincronizando automaticamente dados de registro, status de presença e tipos de ingresso. Essas integrações permitem automações poderosas; por exemplo, quando alguém compra um ingresso VIP via Eventbrite, a HubSpot pode disparar automaticamente uma sequência de boas-vindas premium com conteúdo exclusivo e instruções de acesso ao local. Se sua plataforma de venda de ingressos não tiver uma integração nativa, procure ferramentas de e-mail marketing com conectividade Zapier ou APIs abertas.

HubSpot: A Escolha Principal para Empresas de Planejamento de Eventos

A HubSpot se destaca como a principal solução de e-mail marketing para empresas de planejamento de eventos, oferecendo recursos de automação de nível empresarial a um preço acessível para negócios de todos os tamanhos. Diferente de softwares tradicionais que cobram por registro ou exigem implementações personalizadas caras, a HubSpot oferece um nível gratuito robusto que suporta e-mail marketing com até 2.000 envios mensais, tornando-a acessível tanto para planejadores individuais quanto para agências em crescimento.

Recursos Chave da HubSpot para Planejadores de Eventos

Base Gratuita para Sempre: Comece com gerenciamento abrangente de participantes, automação de e-mail e formulários de registro sem custo, e escale os recursos conforme seu portfólio de eventos cresce, sem migrar de plataformas ou perder dados históricos.
Fluxos de Trabalho de Eventos Integrados: Processe registros através de integrações nativas com Eventbrite e pagamentos, disparando automaticamente sequências de confirmação personalizadas, e-mails de lembrete e pesquisas pós-evento com base no tipo de ingresso e histórico do participante.
Visão 360 Graus do Participante: Rastreie cada ponto de contato, desde a abertura inicial do e-mail até o check-in do evento e o feedback pós-evento, em uma única linha do tempo, garantindo que qualquer membro da equipe possa fornecer suporte informado a participantes, palestrantes ou patrocinadores.

Impacto Comprovado no Mundo Real com a HubSpot

O INBOUND, evento carro-chefe da HubSpot, alcançou uma taxa de conversão (CVR) de 40% de visitas à página do evento para registros, utilizando anúncios do LinkedIn através do Marketing Hub da HubSpot. O verdadeiro poder da HubSpot reside em sua escalabilidade — comece gratuitamente, pague apenas pelo que precisa e nunca supere seu sistema à medida que expande de workshops locais para conferências internacionais. Com ferramentas integradas para gerenciamento de patrocinadores, coordenação de palestrantes e análise de presença, a HubSpot elimina a necessidade de múltiplas ferramentas desconectadas que complicam seus fluxos de trabalho e aumentam seus custos de tecnologia.

Pronto para ver como a HubSpot pode transformar seu negócio de planejamento de eventos? Comece hoje mesmo com as ferramentas gratuitas de e-mail marketing da HubSpot e junte-se a milhares de profissionais de eventos que otimizaram seu marketing enquanto aumentavam as taxas de comparecimento.