Se suas reuniões estão se tornando longas e improdutivas, é hora de olhar para a propriedade das decisões. Neste artigo, vamos explorar como a clareza sobre quem é responsável por cada ação pode transformar sua equipe e reduzir o tempo perdido em reuniões.
O Problema das Reuniões Infinitas e a Solução Simples
E aí, galera! Quem nunca se viu preso em uma reunião que parecia não ter fim, né? Aquelas sessões que se arrastam, e no final, a gente sai com a sensação de que o trabalho de verdade só começa depois que a chamada termina… Pois é, eu já passei muito por isso, e não estou sozinho. Recentemente, tive a chance de trabalhar com uma equipe global híbrida — com gente nos Estados Unidos, Europa e Ásia — que estava vivendo exatamente esse drama. Eles eram super dedicados, chegavam preparados, mas as reuniões semanais de “alinhamento” viravam sessões de 90 minutos, os check-ins dobravam, e as chamadas de projeto se acumulavam. A piada interna era que o “turno da noite” era quando o trabalho real começava.
Quando as Reuniões Crescem e o Trabalho Diminui
Os líderes dessa equipe estavam sob pressão. Apesar de estarem ocupados o dia todo, a produtividade caía. A resposta instintiva? Adicionar mais reuniões, pensando que mais tempo juntos resolveria a falta de alinhamento. Mas o efeito foi o oposto: o ritmo do trabalho despencou ainda mais. Eles estavam confusos, acreditando que mais conversa traria clareza, mas a situação só piorava. Minha primeira tarefa foi observar. Participei das chamadas, prestei atenção em como as decisões eram tomadas e notei os momentos em que a energia caía. Em apenas dois dias, a causa do problema ficou evidente: não eram as reuniões em si, mas a completa falta de propriedade dentro delas.
A Raiz do Problema: Falta de Propriedade
Muitas vezes, a gente pensa que reuniões longas são culpa de equipes que se aprofundam demais ou são muito cautelosas. Mas o que vejo em muitas equipes híbridas globais é bem mais simples: a equipe não sabe quem é o “dono” das últimas decisões. Quando isso acontece, o padrão se repete, seja em equipes de negócios ou técnicas.
Como a Ausência de Donos Claros Sabota a Produtividade
- As pessoas se reúnem, esperando que alguém traga a clareza necessária.
- Tópicos da semana anterior são revisitados porque ninguém tem certeza do que foi decidido.
- Ideias já discutidas são retomadas porque não há um responsável pela palavra final.
- O mesmo debate acontece em várias chamadas diferentes, pois não existe um registro compartilhado das decisões.
O resultado é que as reuniões se expandem porque as decisões não “pegam”. Naquela equipe global, isso aparecia em pequenos detalhes. Alguém dizia que ia “dar uma olhada no plano”, mas ninguém sabia o que isso significava na prática. Outro concordava em “revisar os próximos passos”, mas sem um prazo ou um responsável claro. As pessoas queriam avançar, mas não sabiam quem tinha a autoridade para fechar um item. Essas pequenas lacunas criavam grandes atrasos.
Mais Reuniões Não Resolvem a Sobrecarga
Esse é um erro comum que muitos líderes cometem. Quando a equipe desacelera, eles adicionam mais reuniões para “alinhar”, acreditando que mais tempo juntos resolverá a confusão. Infelizmente, acontece o oposto. Uma reunião pode ajudar se o objetivo for claro e alguém estiver à frente dos próximos passos. Caso contrário, ela se torna um obstáculo, especialmente quando o grupo tenta descobrir a propriedade enquanto conversa.
O Erro Comum dos Líderes e o Verdadeiro Desafio
É por isso que a sobrecarga de reuniões é tão frustrante. Todo mundo vê o problema, mas ninguém consegue nomeá-lo. As pessoas pensam que têm um desafio de agendamento, quando, na verdade, o que enfrentam é um desafio de clareza. A solução não é mexer no calendário, mas sim reduzir as reuniões intencionalmente, fortalecendo a propriedade.
A Virada: Como a Clareza Transformou uma Equipe Global
O ponto de virada para a equipe global veio de um passo bem simples. Depois de observar as sessões, pedi uma breve reunião de trabalho com o grupo de liderança. Analisamos as dez últimas decisões que eles haviam tomado. Então, fiz uma pergunta simples para cada uma: “Quem tomou essa decisão?”.
O Passo Simples que Mudou Tudo
Eles ficaram em silêncio. Procuraram em anotações, mensagens e e-mails, mas não conseguiram responder. Eram pessoas inteligentes, comprometidas e se esforçando muito, mas não tinham uma visão compartilhada de propriedade. Assim que perceberam isso, as coisas começaram a andar. Ajudei-os a mudar para uma estrutura clara:
- Toda decisão precisava de um dono claro.
- Toda ação precisava de um dono claro.
- Todo próximo passo precisava de um dono claro.
Eles não precisavam de um framework complicado, apenas de uma linguagem comum e um hábito simples. Ao final da sessão, a ligação entre a falta de propriedade e o aumento das horas de reunião ficou evidente. As causas dos problemas foram identificadas: chamadas extras porque o trabalho se perdia, repetição de tópicos por decisões “moles”, e ciclos viciosos porque ninguém sabia quem tinha o direito de finalizar uma questão. Assim que a propriedade ficou clara, as reuniões encolheram.
Por Que Equipes Híbridas Sentem Mais o Impacto
Equipes híbridas podem ser muito eficazes, mas enfrentam mais pontos de atrito. Fusos horários esticam o trabalho, mensagens se cruzam, pequenos sinais em videochamadas são perdidos, e as atualizações de progresso acontecem em momentos diferentes do dia. Em um escritório, a falta de propriedade ainda atrasa o trabalho, mas as pessoas podem se encontrar no corredor e resolver as coisas informalmente. Em uma equipe híbrida, a falta de propriedade cria uma lacuna que só é percebida na próxima reunião agendada. Esse atraso gera outro, e logo a equipe está fazendo mais reuniões apenas para consertar os problemas das reuniões anteriores. Na hora, parece um problema de tempo, mas é, na verdade, um problema de propriedade.
Construindo Reuniões que Impulsionam o Trabalho
A boa notícia é que você pode reduzir suas reuniões e acelerar seu trabalho ao mesmo tempo. Basta trazer a propriedade de volta ao centro de forma intencional. O autor do artigo original, Bayo Akinola-Odusola, um conselheiro estratégico, e a editora Chelsea Brown, destacam que a clareza é a chave. Em 15 de dezembro de 2025, eles publicaram este insight valioso.
Três Passos Essenciais para Reuniões Eficazes
Aqui estão três passos simples para ajudar os líderes a fazer isso com pouquíssimo atrito:
- Comece com um dono claro para cada decisão: Se uma decisão não tem um responsável, a reunião vai se estender até que alguém tente preencher essa lacuna.
- Nomeie o próximo passo em linguagem simples: Se o próximo passo não for claro, a equipe vai revisitar o tópico na próxima reunião.
- Encerre cada reunião com um registro compartilhado: Se a equipe não conseguir ver o que foi decidido, a discussão será repetida.
O Poder da Disciplina e da Visibilidade
Esses passos parecem simples, mas são poderosos quando os líderes os aplicam com disciplina. A equipe global que mencionei usou esses passos por duas semanas, e os resultados foram impressionantes:
- O número de reuniões caiu.
- Os alinhamentos ficaram mais curtos.
- As pessoas se sentiram menos estressadas.
- O ritmo de trabalho acelerou novamente.
Eles não contrataram mais gente, não adicionaram novos softwares nem mudaram suas metas. Eles apenas tornaram a propriedade visível. Para mais dicas sobre como criar uma cultura de propriedade, você pode conferir este artigo.
Clareza: O Investimento que Sempre Compensa
Os líderes dessa história estavam dando o seu melhor, eram comprometidos e se esforçavam muito. O problema deles não era falta de esforço, mas sim de estrutura. E é isso que surpreende muitos fundadores e executivos. Eles pensam que o trabalho desacelera porque a equipe não é rápida o suficiente, que as reuniões aumentam porque a equipe fala demais, ou que o progresso cai porque a equipe precisa de mais direção. Eles perdem a verdade oculta de que, quando a propriedade não é clara, até as melhores equipes desaceleram.
Uma vez que os líderes corrigem isso, o trabalho volta a fluir. Líderes que intencionalmente constroem a clareza no centro de seu trabalho nunca precisam forçar a velocidade, porque suas equipes a criam naturalmente. A clareza sempre paga de volta, e com juros!