Como Onboardar Marketers Não Técnicos em 14 Dias com HubSpot

Você já pensou em como a automação pode transformar sua equipe de marketing? Neste guia, vamos explorar como onboardar marketers não técnicos em apenas 14 dias com HubSpot, garantindo que todos se sintam confiantes e capacitados para usar as ferramentas de automação. Vamos juntos nessa jornada!

O que são ferramentas de automação de marketing?

Ferramentas de automação de marketing são como um superpoder para sua equipe. Elas tiram das suas costas aquelas tarefas repetitivas que consomem o dia a dia, liberando tempo para focar no que realmente importa: o cliente e as estratégias que exigem um toque humano. Pense em e-mails de boas-vindas automáticos, formulários inteligentes que se adaptam ao visitante ou sequências de nutrição de leads que entregam o conteúdo certo na hora certa.

O software de automação de marketing da HubSpot, por exemplo, usa inteligência artificial para simplificar essas atividades, aumentando a eficácia e a quantidade das campanhas. Com ele, você pode:

• Gerar leads de forma automática com e-mails e formulários poderosos que transformam visitantes em clientes.
• Usar formulários que “lembram” visitantes recorrentes, adaptando-se ao comportamento deles com dados do CRM.
• Configurar gatilhos de e-mail e sequências que dão seguimento automático a envios de formulários, acolhendo novos inscritos, nutrindo leads com conteúdo relevante ou reengajando contatos inativos.

As melhores ferramentas de automação são feitas para serem usadas por qualquer pessoa, mesmo quem não tem um background técnico. Seja para criar campanhas de acompanhamento simples ou jornadas complexas com várias etapas, a interface intuitiva do HubSpot Marketing Automation ajuda as equipes a escalar seus esforços, mantendo sempre um toque pessoal.

Desafios no onboarding de automação de marketing

Mesmo com ferramentas amigáveis e materiais de treinamento robustos, o onboarding de automação de marketing pode ter seus percalços. A HubSpot Marketing Automation, com seu construtor visual de fluxos de trabalho, é intuitiva e pensada para usuários não técnicos, além de oferecer cursos na HubSpot Academy e artigos na base de conhecimento para facilitar o processo. Mas, quando falta um bom material de apoio, os desafios aparecem.

Sem uma base sólida, os profissionais de marketing podem não ter a linguagem e as habilidades necessárias para aproveitar ao máximo suas ferramentas. Os desafios mais comuns incluem:

• O medo de “quebrar” algo no sistema.
• A famosa síndrome do impostor na área de tecnologia de marketing.
• Resistência à mudança e uma sobrecarga de jargões técnicos.

Eu já vi isso acontecer de perto. Lembro da primeira vez que participei de uma reunião sobre automação de marketing e percebi a apreensão nos olhos dos colegas não técnicos. A principal preocupação era sempre a mesma: “Eu só não quero estragar nada”.

E eu entendo perfeitamente. Como ex-marketer não técnico, sei como a tecnologia nova pode gerar incerteza. Aprendi que, quando o onboarding falha e o software se torna frustrante, não é porque a equipe “não consegue” aprender uma nova ferramenta. Na maioria das vezes, é porque o processo de integração, sem querer, alimenta a ansiedade. Quando isso acontece, alguns padrões se repetem:

1. O medo de “quebrar” o sistema

Muitos profissionais de marketing se preocupam que um clique errado possa enviar um e-mail para toda a base de dados ou sobrescrever campos importantes do CRM. Embora isso raramente aconteça, uma pesquisa mostra que 37% dos usuários de CRM sentem que não têm o conhecimento interno necessário para usar suas plataformas da melhor forma.

Vassilena Valchanova, estrategista digital, confirma essa ansiedade tecnológica. Ela observa: “Na minha experiência, existe esse medo entre as pessoas que não são de marketing de que, se começarem a trabalhar com uma nova ferramenta, podem ‘quebrá-la’. Geralmente, quando as pessoas veem uma nova plataforma com a qual nunca trabalharam, ficam incertas sobre por onde começar e quais serão as consequências de suas ações.”

Embora a solução mais simples seja ser curioso e experimentar, essas hesitações podem atrasar campanhas inteiras.

Dica de especialista: A HubSpot Marketing Automation resolve essa lacuna de confiança ao criar ferramentas de automação que priorizam a facilidade de uso. O construtor visual de fluxos de trabalho da plataforma elimina a necessidade de conhecimento técnico, permitindo que os profissionais de marketing criem fluxos direcionados com uma interface intuitiva de arrastar e soltar.

O que funciona para os experts: A melhor forma de ajudar marketers não técnicos a aprender um novo software é dar-lhes um “sandbox” para brincar. Um sandbox é um ambiente de teste dedicado para experimentar recursos, enviar campanhas de teste e aprender fluxos de trabalho. Crie um ambiente de teste — com dados fictícios de clientes — para fins de treinamento. Quando os usuários se sentem mais à vontade com as ferramentas, é mais provável que as incorporem corretamente em seus processos. Valchanova também usa essa abordagem: “O pior que pode acontecer é enviar spam para os e-mails dos colegas, não para milhares de destinatários não intencionais.”

2. A síndrome do impostor na tecnologia de marketing

A síndrome do impostor pode aparecer até nos profissionais de marketing mais experientes. Para os não técnicos, ela pode impedir a adoção plena das ferramentas. Na verdade, 32% dos usuários de CRM afirmam que a falta de conhecimento técnico é o maior obstáculo para se sentirem confiantes o suficiente para usar a plataforma. Esses medos são comuns, mas se não forem superados logo no início, podem atrasar toda a equipe.

Aaron Whittaker, VP de Geração de Demanda na Thrive, notou isso em sua equipe. Ele compartilhou: “Quando implementei a automação de marketing para a equipe não técnica, a principal preocupação deles era o medo de revelar que não sabiam como fazer algo. Muitos estavam ansiosos, achando que a automação significava processos complicados ou que seriam substituídos por uma tecnologia que não entendiam de verdade.”

O que funciona para os experts: Impulsionar a equipe para “pequenas vitórias” logo no início é uma das formas mais eficazes de eliminar a síndrome do impostor. Crie pontos de partida baseados em funções, sessões de construção lado a lado ou uma demonstração de cinco minutos do tipo “você já faz isso”. Isso ajuda a capacitar as equipes de marketing a usar o conhecimento que já possuem enquanto aprendem novas habilidades.

Whittaker usou essa abordagem com sua equipe. Ele explica: “Uma das primeiras ‘vitórias’ para transformar esse medo em confiança foi o que agora chamo de ‘playback da jornada do cliente’.” Ele detalha: “Mapeamos uma campanha básica de ponta a ponta do ponto de vista do lead e mostramos o que ele veria e passaria em cada estágio de engajamento — o objetivo era garantir que a equipe visse e entendesse que a automação nos permitia hiperpersonalizar em escala.”

3. Resistência à mudança e excesso de jargões

Nada atrapalha a adoção mais rápido do que uma curva de aprendizado percebida. Seja grande ou pequena, a curva de aprendizado pode causar atrito e frustração.

Ao conversar com Matthew Tran, engenheiro e fundador da Birchbury, sobre isso, ele disse que as maiores preocupações de sua equipe sobre a adoção de ferramentas vinham da complexidade. Ele afirmou: “Eles temiam que a curva de aprendizado levasse tempo e que a integração do novo sistema com nossas plataformas existentes causaria mais dores de cabeça do que valeria a pena.”

Tran acrescentou: “A hesitação é comum em equipes sem formação técnica, especialmente com ferramentas que parecem exigir codificação ou habilidades técnicas avançadas.”

Dica de especialista: A interface do HubSpot Marketing Automation e os materiais de treinamento da HubSpot Academy são construídos com uma linguagem direta e acessível. Ao remover o jargão técnico, as equipes podem se concentrar na estratégia e no trabalho criativo que geram resultados, em vez de ficarem presas a longas curvas de aprendizado.

O que funciona para os experts: Embora a mudança possa ser avassaladora, conseguir o engajamento da equipe exige uma abordagem intencional para a adoção. Líderes de marketing podem motivar suas equipes a começar a usar uma nova ferramenta implementando sistemas simples. Para iniciar o onboarding, crie um guia que conduza os usuários por uma campanha de assinantes automatizada. Dê à sua equipe a chance de aprender, estabelecendo endereços de e-mail de teste para praticar.

Tran observa: “Usar uma abordagem de onboarding estruturada ajudou a reduzir nosso tempo para a primeira campanha de várias semanas para apenas alguns dias. Uma implementação faseada, combinada com tutoriais guiados, nos permitiu testar e refinar rapidamente nossos fluxos de trabalho. Essa experiência prática acelerou a adoção da equipe e os deixou mais confortáveis com a ferramenta.”

Benefícios do onboarding acelerado em 14 dias

Um onboarding acelerado pode ser a chave para sua equipe aproveitar ao máximo as ferramentas de automação. A estrutura de onboarding certa transforma o medo em confiança. E quando a confiança se instala, os profissionais de marketing não apenas experimentam a ferramenta, eles a integram em seus fluxos de trabalho diários.

Eu vi esse processo em primeira mão. Recentemente, assumi o cargo de CMO na Thoughttree, uma startup em estágio inicial. Quando entrei, a equipe não tinha um CRM. Estávamos prestes a iniciar um teste beta e precisávamos de um CRM para rastrear as inscrições. Sei por experiência que automatizar certas partes desses processos com o HubSpot é a abordagem mais eficaz.

Na verdade, o HubSpot Marketing Automation é projetado para ser útil desde o primeiro momento, sem exigir conhecimento técnico. Os profissionais de marketing podem usar um editor visual intuitivo para criar fluxos de trabalho que simplificam campanhas de acompanhamento e jornadas de várias etapas. Veja o que mais acontece quando você combina um onboarding acelerado com a automação de marketing:

Confiança imediata com onboarding estruturado

Um onboarding bem estruturado pode reduzir o tempo para a produtividade em até 70%. Quando combinado com o aprendizado prático, os usuários rapidamente se sentem mais confiantes usando os recursos básicos da ferramenta. Alguns elementos de onboarding que podem ajudar os profissionais de marketing a entender melhor os recursos automatizados incluem:

• Artigos selecionados da base de conhecimento relacionados às ferramentas.
• Módulos curtos, como vídeos de 10 a 20 minutos, que aumentam a adoção do usuário.
• Roteiros de quais habilidades adquirir ou lições aprender até datas-chave.

Quando a equipe de Tran começou o onboarding com o novo software, eles iniciaram com um e-mail de boas-vindas básico e automatizado para novos assinantes. Isso ajudou a equipe a ver resultados imediatos de seus esforços, sem se sentir sobrecarregada pelos recursos da ferramenta. Tran afirmou: “O sucesso deu à nossa equipe a confiança para avançar com fluxos de trabalho mais complexos.”

Implantação mais rápida de campanhas

O treinamento em automação de marketing pode simplificar processos e acelerar resultados. Consequentemente, as equipes conseguem lançar campanhas mais rapidamente, diminuindo drasticamente o tempo para gerar impacto. Quando o treinamento reduz a complexidade, todos saem ganhando.

Mas essa não é a única métrica que melhora quando as equipes se adaptam rapidamente a uma nova ferramenta. Segundo Matthew Tran, o sucesso pode ser medido nas taxas de retenção de clientes. Ele disse: “Com um onboarding rápido, vimos uma taxa de retenção 82% maior nos primeiros três meses após o lançamento de campanhas automatizadas. Foi um indicador claro do ROI dos nossos esforços.”

Aprendizado e suporte entre pares

Oferecer aos profissionais de marketing, que são novos na área técnica, guias sobre “o que fazer quando travar” em sua própria linguagem pode minimizar a frustração e acelerar as taxas de adoção. Juntamente com o treinamento entre pares, os profissionais de marketing têm o suporte necessário para integrar totalmente uma nova ferramenta em seu fluxo de trabalho.

Quando Vassilena Valchanova lança uma nova ferramenta de automação de marketing, ela opta pela abordagem “ver um, fazer um”, semelhante ao que estudantes de medicina usam em seu treinamento.

Ela me contou: “Primeiro, começamos com uma descrição clara do processo, combinando vídeos explicativos com manuais de texto e capturas de tela para consulta rápida. Em seguida, demonstramos o primeiro fluxo de tarefas juntos, mostrando o que estou fazendo e por que, incentivando perguntas para que eles possam ver o processo em ação. Finalmente, eu os faço realizar a tarefa enquanto estou lá para ajudar.”

Valchanova acrescentou: “Isso não apenas lhes dá conhecimento — garante que eles estejam confiantes o suficiente para continuar, porque alguém que conhece o processo validou que eles também podem fazê-lo.”

Estrutura de 14 dias para onboarding de marketers não técnicos

Com um plano estruturado, líderes podem integrar profissionais de marketing não técnicos a ferramentas de automação em menos de duas semanas. O segredo é combinar cada dia com uma lição concisa, incluindo execução prática e uma métrica de sucesso simples. Essa estrutura mantém o ritmo acelerado e os riscos baixos, ao mesmo tempo em que oferece feedback imediato e um impulso de confiança necessário.

Embora essa estrutura possa ser adaptada a qualquer ferramenta de automação de marketing, este guia será focado no HubSpot Marketing Automation. O construtor visual de fluxos de trabalho e a interface intuitiva do HubSpot o tornam ideal para essa abordagem de sprint, pois as equipes podem criar automações poderosas sem necessidade de conhecimento técnico.

Dias 1-3: Construindo a base

Objetivo: Dominar o básico da navegação na plataforma. Os profissionais de marketing aprendem a se movimentar na interface do HubSpot Marketing Automation.

Tempo necessário: 1 hora por dia.

Métrica de sucesso: Concluir o curso da HubSpot Academy sobre automação de marketing.

Atividades de Onboarding:

• Dia 1: Orientação. Explore como trabalhar com contatos, listas, e-mails, fluxos de trabalho e configurações, fazendo um tour pela interface. Comece com o Curso de Automação de Marketing da HubSpot Academy para entender os fundamentos e benefícios da automação dentro do HubSpot.
• Dia 2: Listas e segmentos. Crie uma lista estática e importe contatos via CSV usando dados de exemplo. Consulte a Base de Conhecimento do HubSpot para obter orientações passo a passo sobre gerenciamento de listas.
• Dia 3: Fundamentos do construtor de e-mails. Revise blocos, pré-visualização, envios de teste e histórico de versões. Conclua a seção de Certificação de Marketing por E-mail sobre personalização e automação para entender como o e-mail se integra aos fluxos de trabalho de automação do HubSpot.

Tarefas Práticas:

• Crie uma lista “Prática – Teste Interno” com 10-20 contatos fictícios.
• Construa um e-mail “Prática – Somente Interno” usando um modelo pré-aprovado.
• Envie um teste para uma lista interna de 3 pessoas.

Até o Dia 3, todo profissional de marketing será capaz de segmentar uma lista e executar um envio de teste. Dedicar os primeiros três dias ao aprendizado dos fundamentos ajuda a remover os gargalos mais comuns que atrasam as primeiras campanhas.

Dias 4-7: Criando sua primeira campanha

Objetivo: Construir e lançar um e-mail simples.

Tempo necessário: 2 horas por dia.

Métrica de sucesso: Envio de teste ao vivo.

Atividades de Onboarding:

• Dia 4: Definir critérios de sucesso para uma campanha. Entenda o objetivo, público, oferta, CTA e KPIs para uma campanha de marketing automatizada.
• Dia 5: Rascunhar e construir uma campanha. Em seguida, crie uma lista de verificação de QA. Use os formulários do HubSpot Marketing Automation que se adaptam com base nos dados do CRM para criar experiências personalizadas para visitantes recorrentes.
• Dia 6: Configurar rastreamento de links e o básico de UTM.
• Dia 7: Configurar processo de aprovação. Adicione “snapshots” de aprovação/rejeição.

Tarefas Práticas:

• Escolha um público interno ou “quente” de baixo risco, como clientes, para um lembrete de webinar.
• Use um modelo aprovado e troque o texto e o CTA.
• Execute um envio de teste ao vivo para um público pequeno e controlado.

Até o Dia 7, a equipe terá lançado uma campanha real, criando sinais de engajamento iniciais que você poderá otimizar na próxima semana.

Dias 8-10: Dominando o fluxo de trabalho

Objetivo: Criar uma sequência de automação básica.

Tempo necessário: 2 horas por dia.

Métrica de sucesso: Teste de fluxo de trabalho acionado.

Atividades de Onboarding:

• Dia 8: Usar o construtor de fluxo de trabalho. Aproveite o editor visual do HubSpot Marketing Automation para projetar fluxos de trabalho para cenários comuns, como entregar conteúdo com base em visitas a páginas específicas.
• Dia 9: Focar no básico de ramificação. Estabeleça fluxos de trabalho “se/então” para engajamento ou estágio do ciclo de vida.
• Dia 10: Avaliar a qualidade de seus sistemas com contatos de teste, listas de supressão e o botão “kill switch”.

Tarefas Práticas:

• Construa uma sequência de boas-vindas composta por uma série de três e-mails, incluindo um atraso e uma opção clara de cancelamento. Use os gatilhos e sequências de e-mail do HubSpot Marketing Automation para acompanhar automaticamente os envios de formulários e nutrir leads com conteúdo relevante.
• Inscreva contatos de teste e verifique se cada etapa é acionada conforme o esperado.
• Crie um “Runbook” de uma página com gatilho, público, conteúdo e condições de parada.

Até o Dia 10, novos leads recebem nutrição oportuna automaticamente, encurtando o atraso entre a captura e o primeiro contato significativo. (A pontuação automatizada de leads do HubSpot ajuda a priorizar contatos com base em seus interesses e comportamentos durante esse processo.)

Dias 11-14: Construindo confiança e independência

Objetivo: Solucionar problemas e otimizar.

Tempo necessário: 1,5 horas por dia.

Métrica de sucesso: Sessão de demonstração liderada por pares.

Atividades de Onboarding:

• Dia 11: Interpretar métricas iniciais, como entregabilidade, abertura, clique e proxies de conversão.
• Dia 12: Implementar correções comuns, incluindo testes de linha de assunto, clareza do CTA e ajustes de tempo de envio.
• Dia 13: Adicionar edições seguras a ativos ao vivo, como linhas, controle de versão e reversão.
• Dia 14: Realizar uma demonstração entre pares e retrospectiva.

Tarefas Práticas:

• Identifique uma otimização para a campanha da semana 1, como teste A/B de linha de assunto, ajuste de CTA ou refinamento de segmento.
• Atualize o fluxo de trabalho de boas-vindas com uma ramificação, como “se não houver clique após o E-mail 2, envie o recurso B.” Use o sistema de jornada personalizada do HubSpot Marketing Automation para entregar a mensagem certa no momento perfeito do processo de compra.
• Lidere uma “apresentação e discussão” de 5 minutos sobre a mudança e o resultado.

Até o Dia 14, os profissionais de marketing podem reduzir a dependência de operações, aumentar o rendimento das campanhas e estabelecer a base para automações repetíveis. Equipes que usam o HubSpot Marketing Automation podem construir confiança e focar na estratégia que gera resultados, em vez de processos manuais.

Checklist para onboarding de marketers não técnicos

O onboarding só é eficaz se ajudar os profissionais de marketing não técnicos a aprender as habilidades básicas para executar e automatizar fluxos de trabalho de marketing. Ao final do onboarding, todo profissional de marketing deve ser capaz de:

• Navegar com confiança. Encontrar contatos, listas, e-mails, fluxos de trabalho e configurações sem ajuda.
• Segmentar públicos. Construir listas estáticas e ativas simples com regras claras de inclusão/exclusão.
• Enviar e-mails. Rascunhar, construir, fazer QA e enviar um teste ao vivo controlado usando um modelo aprovado.
• Criar fluxos de trabalho. Construir, testar, pausar e ajustar uma sequência de nutrição básica de 3 etapas.
• Solucionar problemas com segurança. Clonar, reverter e corrigir problemas comuns sem arriscar envios ao vivo.
• Ler resultados. Interpretar métricas essenciais e propor uma melhoria por campanha.
• Documentar e compartilhar. Manter um “runbook” de uma página por campanha/fluxo de trabalho para consistência.
• Fazer perguntas inteligentes. Usar o guia “O que fazer quando travar” antes de escalar para operações.

Comparação de abordagens de onboarding

Vamos dar uma olhada rápida em como o onboarding acelerado de 14 dias se compara às abordagens tradicionais, que geralmente levam de 4 a 6 semanas:

Q&A: Como onboardar marketers não técnicos em duas semanas

Surgem muitas dúvidas quando o assunto é um onboarding tão rápido. Vamos responder às mais comuns:

O que fazer se alguém ficar para trás?

Ao fazer a transição para ferramentas de automação, as equipes se beneficiam de integrar um novo grupo de profissionais de marketing ao mesmo tempo. No entanto, imprevistos acontecem, e alguém pode ficar para trás. Quando isso ocorre, dê prioridade ao profissional de marketing em horários de atendimento diário, forneça gravações e permita que ele acompanhe um colega em um módulo de um único dia. Mantenha-o no “sprint”, pois o ritmo é mais importante que a perfeição.

Se sua equipe estiver mudando para o HubSpot Marketing Automation, aproveite a base de conhecimento do HubSpot. O guia sobre como automatizar processos oferece instruções passo a passo que facilitam para os membros da equipe recuperarem módulos específicos que possam ter perdido.

Como lidar com resistência à mudança?

Ao lançar uma nova ferramenta de automação, a resistência é inevitável. Em vez de ceder às frustrações, lidere com os resultados, como “isso economiza uma hora por campanha”. Os líderes de onboarding devem remover o jargão e emparelhar os céticos com os primeiros adeptos para uma vitória rápida. Certifique-se também de celebrar as contribuições visíveis publicamente e com frequência.

O construtor visual de fluxos de trabalho do HubSpot Marketing Automation elimina as barreiras técnicas que frequentemente causam resistência, permitindo que as equipes criem automações poderosas sem conhecimento de codificação.

Mantendo o ritmo pós-onboarding

Não perca o ritmo após o sprint inicial de onboarding. Realize um “desafio de automação” mensal. Desafie sua equipe a fazer uma pequena melhoria, criar um novo gatilho ou lançar uma nova demonstração entre pares. Adicione um canal #automation-wins e alterne um “construtor da semana” semanal.

A confiança é o verdadeiro ROI. Líderes não podem simplesmente dar às suas equipes uma nova ferramenta de automação de marketing e esperar que saibam como usá-la. Embora alguns CRMs sejam intuitivos, é melhor que a equipe de marketing dedique um tempo para dominar o básico antes de passar para fluxos de trabalho mais complexos.

Em nossa conversa sobre isso, Aaron Whittaker fez uma excelente observação: “A maneira mais rápida de impulsionar a adoção é remover o medo, começar pequeno e provar o valor cedo. A automação tem sucesso por causa da tecnologia, sim. Mas também tem sucesso — e cria um impacto de receita ainda maior — quando as pessoas que a usam se sentem capazes e capacitadas.”

Quando um onboarding estruturado constrói confiança, ele aumenta a adoção. E quando o treinamento em automação de marketing reduz a complexidade, ele acelera os resultados. E sim, profissionais de marketing não técnicos podem aprender HubSpot e ser produtivos em duas semanas. Certifique-se de atingir esses marcos:

• Lance a base do Dia 1 com um sandbox e um glossário.
• Itere campanhas rapidamente com o primeiro envio ao vivo até o Dia 7.
• Construa um fluxo de trabalho de boas-vindas até o Dia 10.
• Celebre os marcos e realize demonstrações entre pares no Dia 14.

Comece seu sprint de onboarding de 14 dias com o HubSpot Marketing Automation e transforme o “Não quero quebrar nada” em “Nós conseguimos!”.